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    完善大型会议活动现场执行管理系统至关重要

    信息来源:www.xawenya.com | 发布时间:2020年03月11日

      执行好西安会议活动策划现场,不仅靠的是一种经验和专业度,更需要一套成熟的执行系统来管理执行;有系统的落地执行方案,方能确保大型会议的有条不紊。

    会议庆典策划公司

      专业大型的会务公司,均有着自己独特的执行管理系统,这种没有统一的标准,却有着高效率、高落地的执行标准,下面就为大家分享其中几个核心部分:
      第一,人员总控系统:
      会议活动中,涉及到的人员岗位比较复杂,体系比较多,整体分为:导视组(引导泊车)、迎宾组(礼仪小姐)、摄影摄像师、主持人、演艺人员等等。
      绝大多中小型会议活动公司,就会找长期配合的人员,会议活动前简单彩排,甚至很多公司都只会对主持人进行彩排,其他人员系统均采用“按经验”岗位就绪;这种容易造成现场的混乱,以及突发状况不能第一时间及时解决。
      专业的人员系统,此时的功能就是确保每位人员熟悉自己的岗位职责与责权,如摄影师,什么时间该拍空景,空景拍摄几张,分别对应灯光什么需求,活动期间近景、远景、人物特写、光线调整等等,都是需要一套系统去规范,而不是任由摄影师按照自己的思路习惯拍摄,有效防止后期照片不足、领导角度拍摄不好等。
      第二,物料搭建总控系统:
      西安会议策划公司考虑到绝大部分会议活动在酒店举行,酒店场地因为考虑到盈利和档期问题,大部分活动进场时间,可能是晚上布场,甚至有时候酒店为了人员的调动,下午的会议活动,只允许上午开始布展,这就需要有足够的物料现场搭建管理系统。小编之前有接触过,没系统的团队,施工过程中,不同搭建商,各自为了尽早完工,与其他供应商发生冲突,最后不仅造成形象不好,而且拖延了活动的正常开始时间,这种会务公司的服务,价格也许可能很低,但性价比就很弱。
      第三,安全风险管控系统:
      会议活动除了现场体验感做好,最核心的还是要有规避风险的能力,以及遇到突发事件的处理能力;前期不能规避好,再好的应急解决能力也是无济于事,良好的规避风险,靠的是一个会务公司的经验、体系。
      最后,有体系,有系统,是确保每一项会议活动布展完美落地的基石保障!